Examining Bids and Award in the Saudi Government Tenders and Procurement Law

The article provides for forming one or more bid-opening committees by decision of the head of the government entity or his delegate, as the Implementing Regulations explain.

تكوّن بقرار من رئيس الجهة الحكومية أو من يفوضه لجنة أو أكثر لفتح العروض، وفقاً لما توضحه اللائحة.

The article requires bids to be opened in the presence of all committee members when the receiving period ends, with minutes prepared, lets bidders attend, and requires referral to the examination committee within 3 days.

1- تفتح العروض بحضور جميع أعضاء اللجنة في موعد انتهاء مدة تلقي العروض، ويعَد محضر بذلك، وفي الحالات التي تتطلب تقديم عرض فني مستقل عن العرض المالي، تفتح العروض الفنية دون المالية، وتحدد اللائحة إجراءات فتح العروض. 2- لأصحاب العروض حضور جلسات فتح العروض. 3- على اللجنة خلال (ثلاثة) أيام من تاريخ فتح العروض؛ إحالة…

The article governs forming the bid-examination committee, its tasks, the unified procurement entity's participation and recording its recommendations in minutes, and bars combining its chairmanship with award authority or with the opening committee.

1- تكوّن لجنة أو أكثر بقرار من رئيس الجهة الحكومية أو من يفوضه لفحص العروض، وفقاً لما توضحه اللائحة. وتتولى هذه اللجنة فحص العروض وتقديم توصياتها في الترسية على أفضل العروض، وفقاً لأحكام النظام، ولها أن تستعين في إعداد توصياتها بتقارير من فنيين متخصصين. 2- للجهة المختصة بالشراء الموحد أن تشارك في حضور جلسات لجنة فحص…

The Article requires bids to be examined against the tender documents' criteria, non-compliant bids excluded and their guarantees returned; where bids are split, technical bids are examined first, then the financial bids of accepted technical bids.

1- تفحص العروض وفقاً للمعايير المنصوص عليها في وثائق المنافسة، وتستبعد العروض المخالفة، وترد الضمانات الابتدائية لأصحابها. 2- في حال قدمت العروض في ملفين إلكترونيين أو في مظروفين مختومين، فيجب فحص العروض الفنية دون المالية، وتستبعد العروض الفنية غير المقبولة وترد لهم العروض المالية دون فتحها مع الضمانات الابتدائية…

The Article allows the bid examination committee to negotiate with the best bidder and then the next ones if the price is clearly above market prices or exceeds the approved amounts, and explains when the tender is canceled.

للجنة فحص العروض التفاوض مع صاحب أفضل عرض ثم مع من يليه من المتنافسين في الحالتين الآتيتين: 1- إذا ارتفع سعر أفضل عرض عن الأسعار السائدة في السوق بشكل ظاهر، تحدد اللجنة مبلغ التخفيض بما يتفق مع تلك الأسعار، وتطلب كتابياً من صاحبه تخفيض سعره، فإن امتنع، أو لم يصل بسعره إلى المبلغ المحدد، فتتفاوض اللجنة مع صاحب العرض…

The Article bars excluding a bid for its low price unless it is 25% or more below the estimated cost and market prices, after discussing it in writing with its holder and the committee is not satisfied of his ability to perform.

لا يجوز استبعاد أي عرض بسبب تدني أسعاره إلا إذا قل بنسبة (25%) فأكثر عن التكلفة التقديرية والأسعار السائدة في السوق، بشرط أن تقوم لجنة فحص العروض بعد مراجعة الأسعار التقديرية بمناقشة صاحب العرض المنخفض، وأن تطلب منه كتابياً تقديم تفاصيل للعناصر المكوّنة لعرضه وشرح أسباب انخفاضه، وفي حال عدم اقتناع اللجنة بمقدرته على…

The Article requires the government entity to announce the tender results and notify the other bidders, as the Implementing Regulations explain.

على الجهة الحكومية إعلان نتائج المنافسة، وإشعار بقية المتنافسين بذلك، وفقاً لما توضحه اللائحة.

The Article bars accepting a sole bid, or the only compliant one, unless its prices are similar to prevailing prices and with the approval of the head of the government entity, and refers tied bids to the Regulations.

1- إذا لم يقدم إلا عرض واحد، أو قدمت عدة عروض واتضح أنها غير مطابقة لوثائق المنافسة -عدا عرضٍ واحدٍ-، فلا يجوز قبول هذا العرض إلا إذا كانت أسعاره مماثلة للأسعار السائدة في السوق وبعد موافقة رئيس الجهة الحكومية. 2- تحدد اللائحة الأحكام اللازمة عند تساوي العروض.

The Article sets out five cases in which a tender is canceled: fundamental errors in the documents, an uncorrectable improper procedure, signs of corruption or collusion, all bids violating the documents, and the public interest.

تلغى المنافسة في الحالات الآتية: 1- إذا كان في وثائق المنافسة أخطاء جوهرية لا يمكن تداركها. 2- إذا اتُخذ إجراء مخالف لأحكام النظام أو اللائحة لا يمكن تصحيحه. 3- إذا كان هناك مؤشرات واضحة على أن هناك احتيالاً أو ارتكاب أي من ممارسات الفساد، أو تواطؤاً بين المتنافسين أو أطراف لهم صلة بالمنافسة على نحو لا يمكن معه ترسية…

The Article requires that on cancellation of a tender the bidders be refunded the value of the tender documents and the initial guarantees, as the Regulations explain.

في حال إلغاء المنافسة ترد لأصحاب العروض قيمة وثائق المنافسة والضمانات الابتدائية، وفقاً لما توضحه اللائحة.

After the award decision is issued and announced, the Article requires the government entity to observe a standstill period of 5 to 10 working days in which the award may not be approved or the contract signed, so bidders can file a complaint.

تلتزم الجهة الحكومية بعد صدور قرار الترسية والإعلان عنه، بفترة توقف لا تقل عن (خمسة) أيام عمل ولا تزيد على (عشرة) أيام عمل؛ لا يجوز خلالها اعتماد الترسية وتوقيع العقد؛ وذلك لتمكين المتنافسين من التظلم من قرار الترسية.

The Article gives the head of the government entity the authority to decide tenders, additional work, cancellation, contract termination, direct purchase and sale of movables, and sets the delegation ceilings.

1- تكون صلاحية البت في المنافسات لتنفيذ الأعمال وتأمين المشتريات والتكليف بالأعمال الإضافية لرئيس الجهة الحكومية، وله التفويض في الحالتين الآتيتين: أ- البت في المنافسات لتنفيذ الأعمال وتأمين المشتريات بما لا يزيد على (عشرة ملايين) ريال. ب- التكليف بالأعمال الإضافية بما لا يزيد على (خمسة ملايين) ريال للمشروع الواحد أو…

The article requires the government entity to set in the tender documents the criteria for evaluating, comparing and accepting bids, as the Implementing Regulations explain.

تحدد الجهة الحكومية في وثائق المنافسة معايير تقييم ومقارنة وقبول العروض وفقاً لما توضحه اللائحة.

The article requires non-price evaluation criteria to be objective, proportionate to the nature of the works and procurement, and quantifiable as far as practically possible.

يجب أن تكون معايير التقييم غير السعرية موضوعية وتتناسب مع طبيعة الأعمال والمشتريات المراد طرحها، وأن تكون -بالقدر الممكن عملياً- قابلة للتحديد الكمي.

The Article requires the winning bidder to submit a final guarantee of 5% of the contract value within 15 working days, and explains the consequence of delay, the cases exempt from it and how long it is kept.

1- يجب على من تتم الترسية عليه تقديم ضمان نهائي بنسبة (5%) من قيمة العقد، وذلك خلال (خمسة عشر) يوم عمل من تاريخ إبلاغه بالترسية. ويجوز للجهة الحكومية تمديد هذه المدة لمدة مماثلة. وإن تأخر عن ذلك فلا يُعاد إليه الضمان الابتدائي، ويتم التفاوض مع العرض الذي يليه، وفقاً لأحكام النظام، ويجوز زيادة نسبة الضمان بعد موافقة…

The Article regulates a bidder's right to file a grievance before the government entity and then before the Article 86 committee, the deadlines for deciding, and the effect of a grievance on completing contracting.

1- لكل متنافس الحق في التظلم أمام الجهة الحكومية من أي قرار اتخذته، قبل قرار الترسية، وذلك خلال (خمسة) أيام عمل من تاريخ صدور القرار، وله كذلك التظلم أمام الجهة الحكومية على قرار الترسية، وذلك خلال فترة التوقف المشار إليها في المادة (الثالثة والخمسين) من النظام. 2- يجب على الجهة الحكومية البتّ في التظلم خلال (خمسة…