Submitting Bids and the Initial Guarantee in the Saudi Government Tenders and Procurement Law

The article requires bids to be submitted encrypted through the portal by the set deadline, allows sealed envelopes if the portal is technically unavailable, and requires the entity to announce the names of those who applied.

1- تقدم العروض مشفرة من خلال البوابة، وفق ما تحدده اللائحة. 2- تقدم العروض في الموعد المحدد لقبولها، ولا يجوز قبول العروض التي تقدم بخلاف ذلك. 3- يجوز قبول العروض في ظروف مختومة إذا تعذر تقديمها من خلال البوابة لأسباب فنية. 4- تعلن الجهة الحكومية عن أسماء الأشخاص الذين تقدموا بعروضهم من خلال البوابة، وإذا تعذر…

The article allows the government entity to ask competitors to attach a sample of the required procurement to their bids.

للجهة الحكومية طلب إرفاق عينة من المشتريات المطلوبة.

The article sets bid validity at 90 days from opening, with the initial guarantee not returned to a bidder who withdraws during it, and allows extension by another 90 days with the guarantee also extended.

1- تكون مدة سريان العروض في المنافسات (تسعين) يوماً من التاريخ المحدد لفتح العروض، فإن سحب مقدم العرض عرضه خلال هذه المدة فلا يعاد إليه ضمانه الابتدائي. 2- يجوز للجهة الحكومية تمديد مدة سريان العروض لمدة (تسعين) يوماً أخرى، وعلى من يرغب من المتنافسين في الاستمرار في المنافسة تمديد مدة سريان ضمانه الابتدائي.

The article requires total prices and any increase or reduction to be stated in the bid letter itself, disregards a reduction in a separate letter, and bars changing prices after submission except where negotiation is permitted.

1- يجب أن تحدد الأسعار الإجمالية وما يرد عليها من زيادة أو تخفيض في خطاب العرض، ولا يعتد بأي تخفيض يقدم بوساطة خطاب مستقل حتى لو كان مرافقاً للعرض. 2- لا يجوز للمتنافسين -في غير الحالات التي يجوز التفاوض فيها وفقاً لأحكام النظام- تعديل أسعار عروضهم بالزيادة أو التخفيض بعد تقديمها.

The article requires the competitor to submit an initial guarantee of 1% to 2% of the bid value with his bid, and a bid without the guarantee is excluded.

1- يُقدم المتنافس مع عرضه ضماناً ابتدائياً بنسبة تتراوح من (1%) إلى (2%) من قيمة العرض. ويستبعد العرض الذي لم يقدم معه الضمان. 2- تحدد اللائحة الأحكام المتعلقة بالضمان الابتدائي.

The article excepts five cases from the duty to provide the initial guarantee, including direct purchase, the competition, contracts among government entities, and contracting with local small and medium enterprises.

استثناء من حكم المادة (الحادية والأربعين) من النظام، لا يلزم تقديم الضمان الابتدائي في الحالات الآتية: 1- الشراء المباشر. 2- المسابقة. 3- تعاقدات الجهات الحكومية فيما بينها. 4- التعاقد مع مؤسسة أو جمعية أهلية أو كيان غير هادف إلى الربح. 5- التعاقد مع المنشآت الصغيرة والمتوسطة المحلية.

The Article sets the accepted forms of guarantee in tenders and government contracts: a guarantee letter from a local bank, from a foreign bank through a local bank, or any form the Regulations specify.

تقبل الضمانات إذا كانت وفق أحد الأشكال الآتية: 1- خطاب ضمان بنكي من أحد البنوك المحلية. 2- خطاب ضمان بنكي من بنك خارج المملكة يقدم بوساطة أحد البنوك المحلية. 3- أي شكل آخر تحدده اللائحة. وتوضح اللائحة شروط الضمانات وأحكامها ونماذجها.