المادة 6 من نظام الدفاتر التجارية

لا يكفي التاجر أن يمسك الدفاتر التجارية، بل تفرض عليه هذه المادة كذلك أن يحتفظ بالمراسلات والوثائق التي تتعلق بتجارته.

ما الذي يجب حفظه؟

• صورة طبق الأصل من جميع المراسلات والوثائق المتعلقة بتجارته.
• سواء كانت صادرة منه إلى غيره، أو واردة إليه من غيره.

كيف يكون الحفظ؟

تشترط المادة أن يكون الحفظ بطريقة منتظمة، والمعيار في ذلك أن يحقق أمرين:

1. أن يسهّل مراجعة القيود الحسابية المدونة في الدفاتر.
2. أن يكفل عند الحاجة التحقق من الأرباح والخسائر.

فالمراسلات والوثائق هي السند الذي تقوم عليه القيود في الدفاتر، وحفظها منظمةً يسمح بالرجوع إليها للتأكد من صحة الأرقام. ولم تحدد المادة شكلًا معينًا للتنظيم، وإنما وضعت الغاية التي يجب أن يحققها.

وتتصل هذه المادة بالمادة 8 التي تحدد مدة الاحتفاظ بهذه المراسلات والمستندات مع الدفاتر. كما ترتبط بالمادة 5 التي تنظم دفتر الأستاذ العام، لأن الوثائق المحفوظة تساعد على مراجعة ما رُحّل إليه من قيود.

وإذا ثار خلاف حول مستندات تجارية أو طريقة حفظها، فالأنسب استشارة محاميًا متخصصًا في القضايا التجارية والشركات.